Juntas de trabajo efectivas

Juntas de trabajo efectivas

Reunión de directivos

Las reuniones de equipo son un componente clave de cualquier empresa. Es importante que los empleados conozcan y comprendan lo que ocurre en la empresa y las expectativas que deben cumplir para que ésta tenga éxito.    Es una de las mejores maneras de crear una cultura de mejora continua.    ¿Desea organizar una gran reunión y ahorrar tiempo cada semana?    Sólo tienes que seguir nuestros consejos sobre cómo dirigir una reunión de equipo.

¿Cómo reacciona su equipo ante la reunión semanal? ¿Es una tarea que temen? ¿Les agrada el descanso de sus escritorios? ¿Se sienten frustrados porque todas las reuniones parecen versar siempre sobre las preocupaciones de una sola persona? ¿Creen los participantes en la reunión que es un tiempo bien empleado? Hemos comprobado que las empresas que toman el control de sus reuniones obtienen un enorme rendimiento de su inversión con un alto compromiso de los empleados.

Una reunión de equipo debe ser algo que los empleados esperen cada semana: un lugar donde puedan compartir sus preocupaciones, compartir ideas, hacer preguntas, obtener información importante y sentir que forman parte del proceso general. El 80% de sus reuniones semanales debería dedicarse a resolver problemas. He aquí cómo arreglar las reuniones semanales. Tómate un tiempo para elaborar tu agenda y sacar el máximo partido a esa reunión semanal del equipo y trátala como un ejercicio semanal de creación de equipo, en lugar de como algo a lo que simplemente hay que sobrevivir.

Lista de control para una reunión eficaz

Y atención a esto: una reunión ineficaz puede hacer descarrilar la productividad incluso después de que haya terminado. Un artículo reciente de la revista MIT Sloan Management Review detalla el llamado «síndrome de recuperación de la reunión», en el que los asistentes pierden tiempo de trabajo mientras se recuperan mentalmente de una mala reunión.

Una reunión eficaz reúne a un grupo de personas cuidadosamente seleccionadas con un propósito específico, proporciona un foro para el debate abierto y ofrece un resultado tangible: una decisión, un plan, una lista de grandes ideas para llevar a cabo, una comprensión compartida del trabajo por delante. Y no sólo eso, sino que el resultado se comparte con otras personas cuyo trabajo puede verse afectado.

Reconozcámoslo: la mayoría de nosotros queremos tener menos reuniones en nuestros calendarios. Es fácil caer en la trampa de considerar las reuniones como la única manera de colaborar, pero esa tendencia instintiva es la que nos mete en problemas y da mala fama a las reuniones.

Las reuniones nunca deben celebrarse con el único propósito de compartir información: para eso están el correo electrónico, el chat y las intranets de la empresa (por ejemplo, Confluence).  Las reuniones de departamento y de empresa son una notable excepción. Ofrecen una oportunidad única para que las personas de todos los niveles de la empresa escuchen directamente a los ejecutivos y otros responsables de la toma de decisiones y, si se incluye tiempo para las preguntas y respuestas, viceversa.

15 consejos para organizar reuniones eficaces

Ya has pasado por eso: la temida mala reunión. Se trata de una reunión de trabajo en la que no se resuelve nada, todo se traslada a la siguiente reunión y todo el mundo se marcha con la sensación de haber perdido el tiempo. Un grupo de personas reunidas en una sala para debatir vagamente cualquier punto que se les ocurra es la definición de libro de texto de una mala reunión. Si quieres tener una reunión exitosa, necesitas algo de previsión real, y si las reuniones son el corazón de tu función, entonces vale la pena que todo el equipo se asegure de hacerlas bien.

Hoy en día, las reuniones del consejo de administración suelen ser trimestrales, en lugar de semanales. Muchas empresas dependen ahora de las «puestas al día» improvisadas. Pero no es sólo que las malas reuniones sean un lastre para todos. También son caras. Una comunicación poco eficaz provoca pérdidas de hasta 10.000 dólares por empleado. Por tanto, la celebración de reuniones eficaces no sólo es crucial para su cordura, sino que es esencial desde el punto de vista financiero para cualquier empresa, ya sea grande o pequeña.

La gestión inteligente de las reuniones comienza mucho antes de que se inicie la reunión y continúa mucho después de que ésta termine. He aquí algunos aspectos clave que hay que tener en cuenta a la hora de organizar una reunión satisfactoria con un empleado, un cliente o todo el equipo de la empresa.

Cómo dirigir una plantilla de reunión

Simple y llanamente: Las malas reuniones bajan la moral, disminuyen la productividad y desperdician recursos preciosos. Una gestión eficaz de las reuniones evita estos problemas, pero también crea muchas oportunidades. Ya sea en persona o en línea, las reuniones son una gran manera de crear camaradería entre los compañeros de equipo. Esto mejora la satisfacción en el trabajo, las tasas de retención e incluso impulsa la creatividad.

Una gestión eficaz de las reuniones también tiene el poder de aprovechar todo el potencial de cada persona. No todo el trabajo puede hacerse en un silo. Mediante una colaboración estructurada y centrada en el equipo, es más probable que los asistentes se inspiren en la resolución de problemas que no habrían tenido por su cuenta.

La mejor manera de organizar reuniones virtuales eficaces es entender en qué se diferencian de las presenciales, incluida la forma de utilizar la tecnología, qué sienten los participantes, etc. Los responsables deben elaborar siempre una hoja de normas para las reuniones virtuales (cámaras encendidas o apagadas, expectativas de la hora de llegada, etc.) y detalles sobre cómo se utilizará la información. Consejo profesional: aproveche la naturaleza única de las reuniones a distancia grabándolas para hacer promociones o revisiones, transcribiendo las notas y proporcionando una forma de acceso a la información importante para las personas con discapacidades, que de otro modo podría ser inaccesible.

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