Excel base de datos

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Por lo general, la culpa la tienen los archivos grandes o los libros de trabajo llenos de fórmulas. Excel puede manejar hasta un millón de filas, pero cuando trabajas con un gran conjunto de datos o haces un análisis pesado -aplicando fórmulas a un montón de celdas, enlazando múltiples hojas de cálculo o conectando con otros libros- se ralentiza mucho antes de llegar al límite de filas.

Excel tiene otro punto débil que puede conducir a la ineficiencia: su estructura es demasiado flexible. Esto puede parecer una locura, ya que la flexibilidad es una de las razones por las que la gente adora Excel. Como cada celda es una entidad propia, tienes mucha libertad para añadir notas a pie de página, fusionar celdas o trazar un patrón de aguja.

Sin embargo, si una celda se puede manipular fácilmente, es más difícil confiar en la integridad de la hoja de cálculo en su conjunto. La flexibilidad de Excel hace que resulte casi imposible garantizar la coherencia y la precisión en grandes conjuntos de datos. Por muy vigilante que seas, por muchas veces que revises una hoja de cálculo en busca de errores tipográficos y fórmulas rotas, es posible que se te escape algo.

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Los expertos en bases de datos probablemente se sentirían ofendidos si llamara a cualquiera de ellas «base de datos». Después de todo, estas tres bases de datos de hojas de cálculo son fáciles de configurar y utilizar… no se parecen en absoluto a una base de datos «real». Aun así, estas bases de datos funcionan como una base de datos real para tus fórmulas de Excel. Si tus informes y análisis pueden obtener sus datos de uno de estos tipos de bases de datos de hojas de cálculo, puedes mejorar tus informes y análisis de forma significativa.

Cuando se configura una Tabla Simple, se definen los nombres de los rangos para todos los rangos clave, y luego las fórmulas utilizan sólo esos nombres de rangos para referirse a la tabla, nunca referencias a celdas. Y esos nombres de rangos sólo hacen referencia a las celdas de borde gris, nunca a las celdas con datos.

Este es el requisito fundamental para utilizar este diseño: Cuando se añaden filas o columnas de datos a una Tabla Simple, siempre se insertan las filas y columnas entre las celdas grises. De esta manera, siempre sabrás que todas las fórmulas que utilizan la tabla «verán» tus nuevos datos.

Cuando configuras una Tabla de Excel (o simplemente «Tabla») Excel nombra cada columna de datos automáticamente. Además, cuando añades filas o columnas adyacentes a una Tabla, Excel amplía la Tabla para incluir estos nuevos datos, también automáticamente.

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Después de más de 20 años como consultor y desarrollador de sistemas, ciertamente he visto muchas soluciones creativas y a veces, francamente, con peligro de muerte, en las que una hoja de cálculo se ha convertido incontroladamente en un sistema crítico de negocio o de documentación (y por «soluciones creativas», realmente quiero decir historias de terror).

Excel es una herramienta muy popular, y por una buena razón. Es flexible y, a menudo, muy rápido para empezar a realizar cálculos y crear diagramas. Además, con la integración en Sharepoint, Excel puede configurarse rápidamente como un entorno multiusuario.

Ahora bien, los usuarios experimentados y conocedores de Excel pueden ser muy conscientes de estas limitaciones, pero cuando se tiene prisa (y en modo crisis), esto puede olvidarse fácilmente. Además, no es fácil conocer las limitaciones exactas que tiene en ese momento, ya que esto también puede depender de la versión. Incluso si la limitación se hubiera descubierto a tiempo, habría que encontrar algún tipo de solución. ¿Tal vez dividiendo la hoja de cálculo en varias hojas?

En este caso, parece que Excel se utilizó como sustituto de una «base de datos real» y en muchos casos eso puede ser una muy mala idea. Desde luego, cuando se manejan más de un millón de registros y, sobre todo, cuando se trata de datos relacionados con problemas de salud graves. Sin embargo, no es de extrañar que se asuma que Excel es una verdadera base de datos: Una hoja de cálculo se parece mucho a una base de datos para un usuario que no lo sea.

cómo crear una base de datos con capacidad de búsqueda en excel

Las funciones de la base de datos de Excel trabajan con una base de datos de Excel. Ésta suele adoptar la forma de una gran tabla de Datos, en la que cada fila de la tabla almacena un registro individual. Cada columna de la tabla de Datos almacena un campo diferente para cada registro.

Las funciones de la Base de Datos realizan operaciones básicas, como Suma, Promedio, Recuento, etc., y además utilizan argumentos de criterio, que permiten realizar el cálculo sólo para un subconjunto especificado de los registros de la Base de Datos. Los demás registros de la base de datos se ignoran.

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