Como hacer el planteamiento de un proyecto

Como hacer el planteamiento de un proyecto

Alcance

Últimamente, he formado parte de varios equipos de proyecto. Algunas de estas experiencias me han hecho sentarme a analizar el proceso de planificación de proyectos para entender cómo se podría mejorar la planificación y la ejecución de la gestión de proyectos.

¿Por qué los proyectos gestionados por personas con talento acaban retrasándose o no se completan? ¿Por qué los equipos de proyecto sienten a veces que están disparando a un blanco móvil? Me parece que la falta de una planificación adecuada o el hecho de no crear un enfoque sistemático pueden ser fatales para los proyectos.

La planificación de un proyecto es el proceso de definir los objetivos y el alcance, las metas y los hitos (entregables), y asignar tareas y recursos presupuestarios para cada paso. Un buen plan se puede compartir fácilmente con todos los implicados y es más útil cuando se revisa regularmente. Limitarse a esbozar un plan y no volver a discutirlo con el equipo es una buena receta para perder tiempo y esfuerzo.

Si estás pensando en la gestión de proyectos como emprendedor o dentro de una startup de ritmo rápido, puede parecer que todo lleva demasiado tiempo al principio. Pero, en realidad, ahorrarás mucho tiempo y recursos si documentas tu plan de proyecto desde el principio y lo utilizas como una hoja de ruta para manteneros a ti y a tu equipo en el buen camino.

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De hecho, sólo el 2,5% de las empresas llevan a cabo el 100% de sus proyectos, es decir, casi nadie termina todo lo que tiene previsto. Y según la Harvard Business Review, la economía estadounidense pierde hasta 150.000 millones de dólares cada año debido a proyectos informáticos fallidos.

Sin duda, crear un plan de proyecto eficaz puede ser difícil, pero no es imposible. La elaboración de un plan de proyecto perfecto empieza por la sencillez. Se trata de comprender lo esencial de un proyecto y simplificar el proceso.

Lo primero es lo primero: ¿qué es un plan de proyecto? En su forma más pura, un plan de proyecto es un documento que define las metas, los objetivos y el alcance de un proyecto. Es el primer paso -y posiblemente el más importante- de la gestión de proyectos. Intenta responder a preguntas como:

¿Qué sentido tiene hacer un simple plan de proyecto? ¿Qué tienen de malo los planes convencionales? Y lo que es más importante, ¿cómo puede ayudarle? Bueno, la respuesta es bastante «sencilla». Un plan de proyecto sencillo le permite:

Ahora que entiendes mejor por qué es importante un plan de proyecto sencillo, vamos a ver cómo puedes crear uno, incluyendo algunos trucos para superar los plazos como un profesional. (P.D.: Siguiendo el mantra de la «simplicidad», intentaré que el proceso sea lo más sencillo posible).

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El informe Pulse of the Profession 2020 del Project Management Institute revela que el 11,4 por ciento de la inversión empresarial se desperdicia debido al mal rendimiento de los proyectos. Las organizaciones actuales deben descubrir la causa de estos fracasos y determinar qué pueden hacer los profesionales de la gestión de proyectos para ayudar a superar estos retos.

Alexis es un académico-profesional con una combinación única de conocimientos en economía empresarial, gestión general, gestión de carteras, proyectos y operaciones. Tiene casi dos décadas de experiencia en la gestión de grandes programas y proyectos en las industrias manufacturera y de generación de energía. Basándose en su experiencia, recomienda a los gestores de proyectos que sigan los siguientes pasos para desarrollar un plan que permita obtener resultados de calidad a tiempo y dentro del presupuesto.

Una vez creada la carta del proyecto e identificadas las principales partes interesadas, es esencial reunir los requisitos. «Se necesitan datos para generar resultados», dice Alexis. «El proceso de planificación comienza con la recopilación de requisitos de las partes interesadas. Una vez que dispongas de esta información, podrás definir el alcance del proyecto y determinar exactamente lo que tienes que ofrecer a los interesados».

Gestión de proyectos

El informe Pulse of the Profession 2020 del Project Management Institute revela que el 11,4% de la inversión empresarial se desperdicia debido a un mal rendimiento de los proyectos. Las organizaciones actuales deben descubrir la causa de estos fracasos y determinar qué pueden hacer los profesionales de la gestión de proyectos para ayudar a superar estos retos.

Alexis es un académico-profesional con una combinación única de conocimientos en economía empresarial, gestión general, gestión de carteras, proyectos y operaciones. Tiene casi dos décadas de experiencia en la gestión de grandes programas y proyectos en las industrias manufacturera y de generación de energía. Basándose en su experiencia, recomienda a los gestores de proyectos que sigan los siguientes pasos para desarrollar un plan que permita obtener resultados de calidad a tiempo y dentro del presupuesto.

Una vez creada la carta del proyecto e identificadas las principales partes interesadas, es esencial reunir los requisitos. «Se necesitan datos para generar resultados», dice Alexis. «El proceso de planificación comienza con la recopilación de requisitos de las partes interesadas. Una vez que dispongas de esta información, podrás definir el alcance del proyecto y determinar exactamente lo que tienes que ofrecer a los interesados».

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